Jak organizuje się imprezy - wywiad ze specjalistą!

Mówi że zawód event Managera, czyli osoby odpowiedzialnej za organizację imprez, jest zajęciem idealnym dla młodych ludzi. Często nieprzespane noce, tłum ludzi hałas i wiele innych czynników - często to właśnie to sprawia, że tylko osoby młode dadzą radę temu podołać.

Najlepiej zapytać o tajniki tego zawodu fachowca, który z pewnością najdokładniej odpowie na większość stawianych pytań. O zdanie zapytaliśmy fachowca, który od kilku lat zajmuje się organizowaniem różnego rodzaju imprez. Od wielu lat organizuje różnorodne imprezy, mając na koncie wiele takich o zasięgu krajowym lub nawet międzynarodowym.

Jak się organizuje imprezy od początku do końca?

Pierwsze pytanie, na pewno jedno z podstawowych: Jak faktycznie organizuje się imprezy, od czego należy zacząć a na czym skończyć?

Ja osobiście zajmuje się organizacją każdej imprezy niejako od A do Z. Najpierw dostaję tak zwany brief, czyli wytyczne klienta dotyczące danej imprezy. Są w nim zawarte wszystkie jego wymagania i oczekiwania w stosunku do danej imprezy. Na podstawie tego briefu robię dla klienta prezentację. Zawiera ona wszystko co jest istotne, czyli datę imprezy, miejsce, czas rozpoczęcia, harmonogram jej trwania oraz to jakie atrakcje proponuję na konkretną imprezę. Oczywiście ważne w niej są także takie informacje jak na przykład gwiazdy które proponuję na daną imprezę czy osoby prowadzące oraz kosztorys. Klient po zapoznaniu się z nim wyraża swoją opinię, oczywiście muszę się liczyć z tym że wniesie swoje uwagi lub poprawki, co wymaga naniesienia zmian. Najwięcej uwag zazwyczaj dotyczy kosztorysu. Gdy już wszystko jest zaakceptowane, wtedy mogę przystępować do dalszych działań. Rezerwacje noclegów, zamówienia. A potem już w dniu wydarzenia nadzór nad montażem , potem obserwowanie imprezy i demontaż ewentualnych elementów. Po wszystkim wystawiam fakturę klientowi oczywiście na mojej głowie jest to, aby potem została ona zapłacona. Każda impreza ma swoją tak zwaną teczkę, w której znajduje się cała jej dokumentacja. To dla mnie ważne, bo tylko na tej podstawie dostanę premię.

Tryb dnia

Jak wygląda twój dzień pracy?

Teoretycznie pracuję od 9 do 17. Jednak faktycznie bardzo często zdarza się znacznie dłużej, jeżeli zachodzi taka konieczność. Muzę zrobić prezentację, potem wszystko ustalić pamiętając aby mieć potwierdzenia na mailu rezerwacji, cen czy podobnych istotnych kwestii. A gdy jest impreza, cóż… bywa że całą dobę jestem w pracy bo muszę wszystkiego dopilnować.

Jak pracować w zawodzie event managera?

Powiedz, w jaki sposób można zostać event managerem, jak tobie się to udało?

Ja osobiście przyjęłam się do pracy jeszcze w trakcie studiów. Oczywiście na początku zajmowałam się czymś innym. Potem w trakcie pracy zdobywałam kolejne dyplomy i kończyłam kursy jednocześnie awansując. Na pewno jest to zawód wymagający sumienności. Nie można sobie odpuścić terminu, bez względu na to czy mowa o umówionym spotkaniu czy też o imprezie. Czasem jak już wspominałam, trzeba zarwać nockę lub posiedzieć dłużej w pracy, ale jednak wszystko musi być dopięte na ostatni guzik.

 

 

Kategorie: Imprezy firmowe,